Privatlivspolitik for medarbejdere hos MBK A/S
I forbindelse med din ansættelse hos MBK A/S behandler og opbevarer en række personoplysninger i henhold til gældende lovgivning, herunder GDPR, som er nødvendige for ansættelsesforholdet. Behandling af dine personoplysninger sker i henhold til GDPR, herunder:
- Opfyldelse af ansættelsesaftalen, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
- Overholdelse af retlige forpligtelser, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.
- Forfølgelse af legitime interesser, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, herunder dokumentation af ansættelsesforholdet og håndtering af eventuelle tvister.
I denne ”Privatlivspolitik for medarbejdere hos MBK A/S” vil vi gennemgå hvilke oplysninger vi behandler, hvilke kategorier af oplysninger, formålet med disse, forventet opbevaringsperiode samt hvor dataen stammer fra.
Vi ønsker kun at opbevare de absolut nødvendige oplysninger.
Vi har brug for at opbevare en række data under din ansættelse – men også efter din fratrædelse. Sletning af data sker ud fra specifikke slettekriterier, som afhænger af den registreredes relation til os og typen af oplysninger, vi har i besiddelse.
Opbevaringsperioder fastsættes ud fra gældende lovkrav og forældelsesregler:
- Lønoplysninger opbevares i 5 år i henhold til Bogføringslovens § 12, stk. 2.
- Ansættelseskontrakter og øvrige ansættelsesrelaterede dokumenter opbevares i 5 år i henhold til Forældelseslovens § 4, da de kan være relevante i forbindelse med potentielle krav.
Generelt opbevarer MBK A/S personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet med behandlingen, for at kunne imødekomme eventuelle krav, opfylde lovgivningsmæssige forpligtelser eller forfølge et andet sagligt formål.
| Oplysningstype: | Kategori af personoplysninger: | Formålet med behandling: | Forventet opbevaringsperiode: | Hvor stammer oplysninger fra? |
| Fulde navn:
|
Grundlæggende personoplysninger
(ikke følsomme oplysninger) |
Formålet med behandlingen af ”Fulde navn” er for at kunne identificere medarbejderen, foretage lønudbetaling og håndtering HR-administration (f.eks. ansættelseskontrakt). | Oplysningen opbevares i op til 5 år efter fratrædelsesdatoen.
Dette sker i overensstemmelse med Forældelseslovens § 4, stk. 1, hvor forældelsesfristen for fordringer relateret til ansættelsesforhold er 5 år, samt Bogføringslovens § 12, stk. 2 om krav om opbevaring af lønoplysninger i 5 år efter fratrædelsesdatoen. |
Oplyses af medarbejderen selv ved ansættelse via arket for ”Medarbejderoprettelse”. |
| Adresse: | Grundlæggende personoplysninger
(ikke følsomme oplysninger) |
Formålet med behandlingen af ”Adresse” er for at kunne identificere medarbejderen, foretage lønudbetaling og håndtering HR-administration (f.eks. ansættelseskontrakt). | Oplysningen opbevares i op til 5 år efter fratrædelsesdatoen.
Dette sker i overensstemmelse med Forældelseslovens § 4, stk. 1, hvor forældelsesfristen for fordringer relateret til ansættelsesforhold er 5 år, samt Bogføringslovens § 12, stk. 2 om krav om opbevaring af lønoplysninger i 5 år efter fratrædelsesdatoen. |
Oplyses af medarbejderen selv ved ansættelse via arket for ”Medarbejderoprettelse”. |
| CPR-nummer: | Identifikationsoplysninger
(ikke følsomme oplysninger).
OBS! Særligt om CPR-nummer: I Danmark anses CPR-nummer som en særlig beskyttet oplysning, hvilket betyder at vi kun anvender CPR-nummer, hvor det er absolut nødvendigt for lønbehandling, pensionsindbetaling, sygedagpengerefusion, arbejdsskader og evt. øvrig kontrakt til offentlige myndigheder mv. jf. Databeskyttelseslovens § 11. |
Formålet med behandlingen af ”CPR-nummer” er for at kunne:
- Identificere medarbejderen i lønsystem - Foretage lønudbetaling - Foretage pensionsudbetaling - Foretage sygedagpengerefusion, anmelde arbejdsskader, søge barselsrefusion og/eller kontakt til øvrige offentlige myndigheder. - Give medarbejderen adgang til evt. aftalt sundhedsforsikring. |
Oplysningen opbevares i op til 5 år efter fratrædelsesdatoen.
Dette sker i overensstemmelse med Forældelseslovens § 4, stk. 1, hvor forældelsesfristen for fordringer relateret til ansættelsesforhold er 5 år, samt Bogføringslovens § 12, stk. 2 om krav om opbevaring af lønoplysninger i 5 år efter fratrædelsesdatoen. |
Oplyses af medarbejderen selv ved ansættelse via arket for ”Medarbejderoprettelse” |
| Fødselsdato: | Grundlæggende personoplysninger
(ikke følsomme oplysninger). |
Formålet med behandlingen af ”Fødselsdato” er som identifikation i ansættelseskontrakt. | Oplysningen opbevares i op til 5 år efter fratrædelsesdatoen.
Dette sker i overensstemmelse med Forældelseslovens § 4, stk. 1, hvor forældelsesfristen for fordringer relateret til ansættelsesforhold er 5 år, samt Bogføringslovens § 12, stk. 2 om krav om opbevaring af lønoplysninger i 5 år efter fratrædelsesdatoen. |
Oplyses af medarbejderen selv ved ansættelse via arket for ”Medarbejderoprettelse”. |
| Mail: | Grundlæggende personoplysninger
(ikke følsomme oplysninger). |
Formålet med behandlingen af ”Mail” er for at kunne identificere/kontakte medarbejderen samt
håndtering af HR-administration (f.eks. ansættelseskontrakt). |
Oplysningen opbevares i op til 5 år efter fratrædelsesdatoen.
Dette sker i overensstemmelse med Forældelseslovens § 4, stk. 1, hvor forældelsesfristen for fordringer relateret til ansættelsesforhold er 5 år, samt Bogføringslovens § 12, stk. 2 om krav om opbevaring af lønoplysninger i 5 år efter fratrædelsesdatoen. |
Oplyses af medarbejderen selv ved ansættelse via arket for ”Medarbejderoprettelse”. |
| Telefon: | Grundlæggende personoplysninger
(ikke følsomme oplysninger). |
Formålet med behandlingen af ”Telefon” er for at kunne identificere/kontakte medarbejderen samt håndtering af HR-administration (f.eks. ansættelseskontrakt). | Oplysningen opbevares i op til 5 år efter fratrædelsesdatoen.
Dette sker i overensstemmelse med Forældelseslovens § 4, stk. 1, hvor forældelsesfristen for fordringer relateret til ansættelsesforhold er 5 år, samt Bogføringslovens § 12, stk. 2 om krav om opbevaring af lønoplysninger i 5 år efter fratrædelsesdatoen. |
Oplyses af medarbejderen selv ved ansættelse via arket for ”Medarbejderoprettelse”. |
| Bankkontonummer: | Finansielle oplysninger (ikke følsomme oplysninger). | Formålet med behandling af ”Bankkontonummer” er for at kunne foretage lønudbetaling via lønsystem. | Oplysningen opbevares i op til 5 år efter fratrædelsesdatoen.
Dette sker i overensstemmelse med Forældelseslovens § 4, stk. 1, hvor forældelsesfristen for fordringer relateret til ansættelsesforhold er 5 år, samt Bogføringslovens § 12, stk. 2 om krav om opbevaring af lønoplysninger i 5 år efter fratrædelsesdatoen. |
Oplyses af medarbejderen selv ved ansættelse via arket for ”Medarbejderoprettelse” |
| Skatteoplysninger:
I forbindelse med din ansættelse anvender MBK følgende skatteoplysninger: - Valg af skattekort - Gældende skattekort fra dato: XXX - Trækprocent: - Fradrag pr. måned: - Evt. ekstra trækprocent - Indkomsttype: - Frokostordning
|
Skatteoplysninger
(ikke følsomme oplysninger). |
Formålet med behandling af ”Skatteoplysninger” er for at kunne foretage lønudbetaling via lønsystem. | Oplysningen opbevares i op til 5 år efter fratrædelsesdatoen.
Dette sker i overensstemmelse med Forældelseslovens § 4, stk. 1, hvor forældelsesfristen for fordringer relateret til ansættelsesforhold er 5 år, samt Bogføringslovens § 12, stk. 2 om krav om opbevaring af lønoplysninger i 5 år efter fratrædelsesdatoen. |
Valg af skattekort angives i dokumentet ”Medarbejderoprettelse” v. ansættelse.
Dato for gældende skattekort, niveauet af fradraget, trækprocent modtages automatisk i lønsystemet (Dataløn) når dette bestilles hos SKAT.
Frokostordning angives i ansættelseskontrakt og lønsedler. |
| Anciennitetsdato: | Beskæftigelses- og uddannelsesoplysninger (ikke følsomme oplysninger). | Formålet med behandling af ”Anciennitetsdato” er korrekt håndtering af ansættelsesforhold i forhold til opsigelsesvarsler. | Oplysningen opbevares i op til 5 år efter fratrædelsesdatoen.
Dette sker i overensstemmelse med Forældelseslovens § 4, stk. 1, hvor forældelsesfristen for fordringer relateret til ansættelsesforhold er 5 år, samt Bogføringslovens § 12, stk. 2 om krav om opbevaring af lønoplysninger i 5 år efter fratrædelsesdatoen. |
Oplysningen stammer fra din ansættelseskontrakt. |
| Fratrædelsesdato: | Beskæftigelses- og uddannelsesoplysninger (ikke følsomme oplysninger). | Formålet med behandling af ”Fratrædelsesdato” er korrekt håndtering af ansættelsesforhold i forhold til fratrædelse og aftrædelse i lønsystem og øvrige HR-administrative opgaver i forbindelse med din fratrædelse. | Oplysningen opbevares i op til 5 år efter fratrædelsesdatoen.
Dette sker i overensstemmelse med Forældelseslovens § 4, stk. 1, hvor forældelsesfristen for fordringer relateret til ansættelsesforhold er 5 år, samt Bogføringslovens § 12, stk. 2 om krav om opbevaring af lønoplysninger i 5 år efter fratrædelsesdatoen. |
Oplysningen vil stamme fra din evt. opsigelse. |
| Lønoplysninger:
I forbindelse med din ansættelse anvender MBK følgende lønoplysninger: - Medarbejdernummer i lønsystem - Løntermin - ATP Bidrag - Lønsats - Tillæg (lønsatser) - Fritvalgskonto
|
Beskæftigelses- og uddannelsesoplysninger (ikke følsomme oplysninger). | Formålet med behandling af ”Lønoplysninger” er korrekt udbetaling af løn via lønsystem. | Oplysningen opbevares i op til 5 år efter fratrædelsesdatoen.
Dette sker i overensstemmelse med Forældelseslovens § 4, stk. 1, hvor forældelsesfristen for fordringer relateret til ansættelsesforhold er 5 år, samt Bogføringslovens § 12, stk. 2 om krav om opbevaring af lønoplysninger i 5 år efter fratrædelsesdatoen. |
Oplysningerne stammer fra din ansættelseskontrakt samt direkte fra lønsystemet samt fra lønsystem. |
| Pension:
Hos MBK A/S anvender vi pensionsselskabet AP Pension.
I forbindelse med din ansættelse anvender MBK A/S følgende data i forbindelse med din pension: - Arbejdsgiverbetalt % - Medarbejderbetalt % - Evt. ekstra medarbejderbetalt % |
Beskæftigelses- og uddannelsesoplysninger (ikke følsomme oplysninger). | Formålet med behandling af ”Pension” er korrekt udbetaling af pension via lønsystem. | Oplysningen opbevares i op til 5 år efter fratrædelsesdatoen.
Dette sker i overensstemmelse med Forældelseslovens § 4, stk. 1, hvor forældelsesfristen for fordringer relateret til ansættelsesforhold er 5 år, samt Bogføringslovens § 12, stk. 2 om krav om opbevaring af lønoplysninger i 5 år efter fratrædelsesdatoen. |
Oplysningerne stammer fra din ansættelseskontrakt. |
| Stillingsbetegnelse: | Beskæftigelses- og uddannelsesoplysninger (ikke følsomme oplysninger). | Formålet med behandling af ”Stillingsbetegnelse” er korrekt angivelse i ansættelseskontrakt. | Oplysningen opbevares i op til 5 år efter fratrædelsesdatoen.
Dette sker i overensstemmelse med Forældelseslovens § 4, stk. 1, hvor forældelsesfristen for fordringer relateret til ansættelsesforhold er 5 år, samt Bogføringslovens § 12, stk. 2 om krav om opbevaring af lønoplysninger i 5 år efter fratrædelsesdatoen. |
Oplysningen stammer fra ansættelseskontrakt |
| Ansættelsestype:
Angivelse af hvilken ansættelsestype du er ansat under: - Funktionær eller ikke-funktionær - Timelønnet eller fast-lønnet - Antal arbejdstimer – fast eller varierede |
Beskæftigelses- og uddannelsesoplysninger (ikke følsomme oplysninger). | Formålet med behandling af ”Ansættelsestype” er korrekt udbetaling af løn. | Oplysningen opbevares i op til 5 år efter fratrædelsesdatoen.
Dette sker i overensstemmelse med Forældelseslovens § 4, stk. 1, hvor forældelsesfristen for fordringer relateret til ansættelsesforhold er 5 år, samt Bogføringslovens § 12, stk. 2 om krav om opbevaring af lønoplysninger i 5 år efter fratrædelsesdatoen. |
Oplysningen stammer fra ansættelseskontrakt |
| Arbejdshistorik:
Hos MBK A/S opbevarer vi en oversigt over dine arbejdstimer. |
Beskæftigelses- og uddannelsesoplysninger (ikke følsomme oplysninger), | Formålet med behandling af ”Arbejdshistorik” er korrekt udbetaling af løn. | Oplysningen opbevares i op til 5 år efter fratrædelsesdatoen.
Dette sker i overensstemmelse med Forældelseslovens § 4, stk. 1, hvor forældelsesfristen for fordringer relateret til ansættelsesforhold er 5 år, samt Bogføringslovens § 12, stk. 2 om krav om opbevaring af lønoplysninger i 5 år efter fratrædelsesdatoen. |
Oplysningerne stammer fra dine timeoversigter fra Planday. |
| Oversigt over sygedage:
Hos MBK A/S udarbejder vi en oversigt over dine evt. sygedage. Denne oversigt anvendes til at kunne søge refusion for sygedagpenge. |
Helbredsmæssige oplysninger
(ikke følsomme oplysninger – da listen ikke indeholder information om baggrund for sygdom – kun angivelse af sygedage). |
Formålet med behandling af ”Oversigt over sygedage” er MBKs arbejds- og socialretlige forpligtelser til at anmelde sygefravær i forbindelse med sygedagpengerefusion i henhold til sygedagpengelovgivningen.
Sygedagsoversigten indeholder ikke information om sygdommens art.
|
Oplysningen opbevares i op til 5 år efter fratrædelsesdatoen.
Dette sker i overensstemmelse med Forældelseslovens § 4, stk. 1, hvor forældelsesfristen for fordringer relateret til ansættelsesforhold er 5 år, samt Bogføringslovens § 12, stk. 2 om krav om opbevaring af lønoplysninger i 5 år efter fratrædelsesdatoen. |
Oplysningen stammer fra MBKs oversigt over antal sygedage. |
| Portrætfoto
Ved din ansættelse hos MBK A/S vil du få taget et portrætfoto til brug på vores hjemmesider og evt. i din MBK-mailsignatur og visitkort. Foto anvendes derudover i det interne vagtplanlægningssystem. |
Identifikationsoplysninger
(ikke følsomme oplysninger). |
Formålet med at opbevare fotoet er at vi ønsker at vores kunder kan se hvilke medarbejdere de kan kontakte.
Brugen af portrætfotos sker kun med dit samtykke, og du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke ved at kontakte os. Sidste arbejdsdag slettes dit portrætfoto fra hjemmesider og arkiv.
|
Portrætfoto slettes straks fra MBKs kanaler, arkiver osv. v. sidste arbejdsdag.
Hvis du ikke ønsker at din portrætfoto er tilgængelig på hjemmesider og/eller i vores interne systemer kan du altid tage kontakt til din nærmeste leder og få dette foto slettet. |
Foto stammer fra fotografering hos MBK A/S. |
| Videoovervågning
Hos MBK A/S er alle fællesområder videoovervågnet. |
Identifikationsoplysninger
(ikke følsomme oplysninger). |
Formålet med videoovervågningen er at forebygge og opklare tyverier, hærværk og sikkerhedsrelaterede hændelser. Derudover at sikre et trygt arbejdsmiljø for medarbejder kunder og besøgende. | Overvågningsmateriale gemmes i 14 dage og slettes automatisk herefter, medmindre de skal bruges som dokumentation ved en hændelse. | Materiale stammer fra overvågningskameraerne opsat i fællesområder. |
I forbindelse med din ansættelse hos MBK A/S skal du være opmærksom på at vi videregiver dele af dine data til vores samarbejdspartnere. Vi videregiver kun dataen såfremt det er absolut nødvendigt i forbindelse med håndtering af vagtplan, løn, skat, pension, evt. sundhedsforsikring, sygedagpengerefusion, øvrige myndigheder, arbejdstilsynet, arbejdsskadeforsikring eller lignende.
MBK A/S har indgået databehandleraftaler med de relevante eksterne samarbejdspartnere for at sikre, at dine oplysninger behandles i overensstemmelse med GDPR. Hos MBK A/S gennemgår vi løbende og fører tilsyn med vores databehandlere (og dataansvarlige) for at tilsikre at alle krav på området overholdes.
Herunder finder du en gennemgang af hvilke oplysninger som videregives til hvilke samarbejdspartnere:
| Dataen vil under din ansættelse hos MBK A/S blive videregivet til en række af følgende MBKs samarbejdspartnere. Dataen videregives kun såfremt det absolut er nødvendigt for at fuldføre vores forpligtelser i forbindelse med korrekt løn- og hr-administration samt myndighedskrav: |
| Dataløn/Bluegarten
Hos MBK A/S anvender vi Dataløn/Bluegarten som leverandør til lønsystem. Følgende oplysninger fra ovennævnte liste er videregivet til vores lønsystem (Dataløn/Bluegarten) for at kunne foretage lønudbetaling:
Dataløn/Bluegarten indhenter selv følgende data automatisk ind baseret på dit CPR-nummer: Skatteoplysninger Dataløn/Bluegarten samarbejder med NETS og skattemyndighederne og videregiver alle oplysningerne fra deres system direkte til NETS og SKAT.
Særligt ved din fratrædelse: I forbindelse med din fratrædelse – vil din fratrædelsesdato blive videregivet til Dataløn/Bluegarten for korrekt fratrædelse. Dataen er blevet videregivet som følge af et krav fra Dataløn/Bluegartem om korrekt oprettelse/fratrædelse i deres system således at MBK A/S kan foretage korrekt håndtering af den aftalte pension.
Sletning af data: Data slettes automatisk fra lønsystem efter 5 år i overensstemmelse med Forældelseslovens § 4, stk. 1, hvor forældelsesfristen for fordringer relateret til ansættelsesforhold er 5 år, samt Bogføringslovens § 12, stk. 2 om krav om opbevaring af lønoplysninger i 5 år. |
| AP Pension
MBK A/S anvender AP Pension som pensionsselskab for alle medarbejdere. Følgende oplysninger fra ovennævnte liste har MBK A/S videregivet til AP Pension i forbindelse med oprettelsen af din pensionsordning:
Dataen er blevet videregivet som følge af et krav fra AP Pension om korrekt oprettelse/fratrædelse i deres system således at MBK A/S kan foretage korrekt håndtering af den aftalte pension.
Særligt ved din fratrædelse: - I forbindelse med din fratrædelse – vil din fratrædelsesdato blive videregivet til AP Pension for korrekt fratrædelse.
Sletning af data: MBK A/S giver AP Pension information om dato for fratrædelse. AP Pension kontakter derefter medarbejderen for dialog om evt. videreførelse af pensionsordningen hos dem. AP Pension er som pensionsselskab underlagt en lang række krav for hvor lang en periode data må opbevares. Ved spørgsmål til dette kontaktes AP Pension direkte, da MBK A/S ikke har indflydelse på AP Pensions datahåndtering efter fratrædelsen. |
| Gjensidige Forsikring (Sundhedsforsikring)
MBK A/S anvender Gjensidige Forsikring som leverandør til sundhedsforsikring. Såfremt din ansættelse er omfattet af sundhedsforsikring (dette fremgår af din ansættelseskontrakt) vil dele af din data blive delt med Gjensidige Forsikring (Sundhedsforsikring). I forbindelse med din oprettelse af sundhedsforsikringen er følgende data fra ovennævnte liste bliver videregivet til Gjensidige Sundhedsforsikring. Dataen er blevet videregivet som følge af et krav fra Gjensidige Forsikring om korrekt oprettelse i deres system. I forbindelse med din tilmelding til Sundhedsforsikringen er følgende data blevet videregivet til Gjensidige Forsikring:
Dataen bliver videregivet som følge af et krav fra Gjensidige Forsikring om korrekt oprettelse i deres system således at sundhedsforsikringen bliver aktiv. Følgende data vil blive videregivet til Gjensidige Forsikring (Sundhedsforsikring): - I forbindelse med din fratrædelse – vil din fratrædelsesdato blive videregivet til Gjensidige Forsikring (Sundhedsforsikring) for korrekt afmelding af forsikringen. OBS! MBK A/S har ikke adgang til evt. tidligere eller nuværende sager og/eller evt. helbredsmæssige oplysninger som du selv har oplyst selskabet, hvor du har anvendt sundhedsforsikringen. MBK A/S har blot et overblik over om du er tilmeldt forsikringen eller ej.
Sletning af data I forbindelse med fratrædelse af medarbejder her hos MBK A/S bliver Gjensidige Forsikring informeret omkring fratrædelsesdatoen. MBK A/S giver Gjensidige Forsikring information om dato for fratrædelse. Gjensidige Forsikring gennemfører en afmelding af forsikringen og fremsender et ophørsbrev. Som afmeldt medarbejder fra en firmapolice, har man mulighed for at fortsætte med Gjensidige Forsikrings private forsikring, som selskabet henviser til, hvis man kontakter dem. Selve sletningen af dataen hos Gjensidige følger en række forskellige slettekriterier afhængig af hvilken relation den registrerede har til os og de oplysninger de er i besiddelse af. Fristerne er baseret på de gældende forældelsesregler. Gjensidige opbevarer generelt personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde deres formål med behandlingen. De opbevarer således personoplysninger i den periode, hvor de kan blive mødt af et krav, er forpligtede efter lovgivningen, eller har et andet sagligt formål med opbevaringen. Efter ophøret af en aftale med dem, vil de på grund af muligheden for fremtidige erstatningskrav, som kan tilbageføres til aftaleforholdet, gemme oplysningerne frem til forældelsesfristen for de aktuelle produkters udløb. Forældelsesfristen for sundhedsforsikringer er 10 år. Ved forældelsesfristens udløb vil personoplysningerne automatisk blive slettet fra vores systemer. Såfremt der skulle være spørgsmål til Gjensidige Forsikrings håndtering af dataen bedes medarbejderen venligst kontakte dem direkte, da MBK er uden indflydelse på denne efter oprettelsen/fratrædelsen. |
| Planday
MBK A/S anvender Planday som vagtplanlægningssystem for alle medarbejdere. I vagtplanlægningssystemet vil du kunne se dine vagter, ferieperioder, sygedage mv. Derudover kan du danne dig et overblik over dine kollegers vagter. Fra ovennævnte liste er følgende oplysninger videregivet til Planday-systemet: - Fulde navn
Sletning af data: I forbindelse med din fratrædelse fra MBK A/S er alle ikke-nødvendige oplysninger slettet fra systemet. Nødvendig-data slettes automatisk fra Planday efter 5 år i henhold til Forældelseslovens § 5 § 4. Forældelsesfristen er 5 år ved fordringer, som støttes på aftale om udførelse af arbejde som led i et ansættelsesforhold. + Bogføringslovens krav opbevaring af lønoplysninger i 5 år. |
| Dropbox Business Advanced
Hos MBK A/S anvender vi cloud-løsningen ”Dropbox Business Advanced”. Vi anvender denne cloud-løsning til at gemme og opbevare medarbejderdokumenter som f.eks. ansættelseskontrakter, medarbejderoprettelsesdokumenter, oversigt over sygedage osv. Fra ovennævnte liste er følgende oplysninger opbevaret i Dropbox Business Advanced: - Alle oplysninger
Sletning af dato. Ved fratrædelse gennemgås alle medarbejderdokumenter og alle ikke-lovpligtige dokumenter og materiale slettes. De medarbejderdokumenter som vi er forpligtet til at opbevare efter din ansættelse slettes senest efter 5 år. Data slettes efter 5 år i henhold til Forældelseslovens § 5 § 4. Forældelsesfristen er 5 år ved fordringer, som støttes på aftale om udførelse af arbejde som led i et ansættelsesforhold. + Bogføringslovens krav opbevaring af lønoplysninger i 5 år. |
| Kontakt til offentlige myndigheder via virk.dk f.eks. sygedagpengerefusion, refusion af barselsdagpenge evt. øvrige myndighedskontakt
Sygedagpengerefusion I henhold til Sygedagpengeloven søger MBK refusion i forbindelse med sygefravær hos medarbejderne. Fra ovennævnte liste er følgende oplysninger videregivet til Virk.dk – Sygedagpengerefusion:
Refusion af barselsdagpenge I henhold til barselslovgivningen er MBK oplagt anmelde barselsperiode til offentlige myndigheder via Virk.dk.
Fra ovennævnte liste kan følge oplysninger bliver videregivet til Virk.dk i forbindelse med barselsdagpenge:
Øvrig myndighedskontakt I forbindelse med øvrig myndighedskontakt kan MBK blive pålagt at videregive en del af din persondata via Virk.dk. F.eks. under COVID19 hvor der blev pålagt for MBK A/S at videreformidle følgende oplysninger i forbindelse med ansøgning om Lønkompensation:
Sletning af data: Data slettes automatisk fra systemet efter 5 år efter sygedageperioden og i henhold til Forældelseslovens § 5 § 4. Forældelsesfristen er 5 år ved fordringer, som støttes på aftale om udførelse af arbejde som led i et ansættelsesforhold. + Bogføringslovens krav opbevaring af lønoplysninger i 5 år efter fratrædelse. |
| Arbejdsskader – arbejdstilsynet og arbejdsskadeforsikring
I henhold til arbejdsmiljøloven er vi forpligtet til at anmelde alle arbejdsskader til Arbejdstilsynet og vores arbejdsskadeforsikring (pt. Nærsikring).
Såfremt der opstår en arbejdsskade under din ansættelse skal du være opmærksom på at vi videregiver følgende oplysninger til Arbejdstilsynet og Nærsikring:
Sletning af data: MBK A/S gemmer en kopi af anmeldelsen på arbejdsskaden i 5 år fra skadedatoen i henhold til Forældelseslovens § 5 § 4. Forældelsesfristen er 5 år ved fordringer, som støttes på aftale om udførelse af arbejde som led i et ansættelsesforhold. Arbejdstilsynet og Arbejdsskadeforsikringen bedes kontaktes direkte såfremt der ønskes info om opbevaring af data, da MBK ingen indflydelse har på denne men blot er forpligtet til at viderebringe ovennævnte. |
| Juridisk hjælp til ansættelsesforhold og personale spørgsmål
MBK A/S samarbejder med Dansk Industri i forbindelse med personale juridiske spørgsmål samt overenskomst. I forbindelse med evt. personalesager og/eller spørgsmål omkring ansættelsesforhold kan MBK A/S være nødsaget til at videregive personlige oplysninger til Dansk Industri. Såfremt dette behov opstår vil informationerne vi deler med Dansk Industri begrænse sig til følgende:
Sletning af data: MBK A/S gemmer en kopi af den skriftlige dialog med Dansk Industri i 5 år fra skadedatoen i henhold til Forældelseslovens § 5 § 4. Forældelsesfristen er 5 år ved fordringer, som støttes på aftale om udførelse af arbejde som led i et ansættelsesforhold. |
Datasikkerhed hos MBK A/S:
MBK A/S implementerer løbende passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine oplysninger mod uautoriseret adgang, tab eller misbrug. Eksempler på foranstaltninger inkluderer risikovurdering, to-faktor-login, hyppig ændring af kodeord, anvendelse af MitID (Erhverv) – hvor det er muligt og meget mere. Derudover anvender vi ligeledes adgangsbegrænsning, så kun relevante medarbejdere har adgang til specifikke personoplysninger.
Dine rettigheder som medarbejder
I henhold til Databeskyttelsesforordningen (GDPR) har du som medarbejder en række rettigheder i forhold til behandlingen af dine personoplysninger. Hvis du ønsker at udøve en af nedenstående rettigheder, kan du kontakte direktør Michael Brorsen på michael@MBK.dk.
- Ret til indsigt (§15 GDPR)
Du har ret til at få bekræftet, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, samt at få en kopi af oplysningerne. Du har også ret til at anmode om en oversigt over, hvilke specifikke tredjeparter dine oplysninger er videregivet til. - Ret til berigtigelse (§16 GDPR)
Hvis du mener, at de oplysninger, vi har registreret om dig, er unøjagtige eller ufuldstændige, har du ret til at få dem rettet eller opdateret. - Ret til sletning ("retten til at blive glemt") (§17 GDPR)
I visse tilfælde kan du anmode om at få dine oplysninger slettet, f.eks. hvis behandlingen ikke længere er nødvendig, eller hvis du trækker et samtykke tilbage (hvis behandlingen er baseret på samtykke). Bemærk, at vi kan være forpligtet til at opbevare visse oplysninger i henhold til lovgivning. - Ret til begrænsning af behandling (§18 GDPR)
Du har ret til at anmode om, at vi midlertidigt stopper behandlingen af dine oplysninger, f.eks. hvis du bestrider deres nøjagtighed, eller hvis du har gjort indsigelse mod behandlingen. - Ret til dataportabilitet (§20 GDPR)
Du kan anmode om at få en kopi af dine oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, så du kan overføre dem til en anden dataansvarlig, hvis behandlingen er baseret på samtykke eller kontrakt. - Ret til indsigelse (§21 GDPR)
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine oplysninger, herunder hvis behandlingen er baseret på en legitim interesse. - Ret til ikke at være genstand for automatiserede afgørelser (§22 GDPR)
Hvis vi anvender automatiseret beslutningstagning, der har retsvirkning for dig, har du ret til menneskelig indgriben og til at udtrykke din holdning.
Hvordan du udøver dine rettigheder
Hvis du ønsker at udøve dine rettigheder, kan du kontakte direktør, Michael Brorsen på michael@MBK.dk . Vi besvarer din anmodning så hurtigt som muligt og senest inden for en måned. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, vil du få en begrundelse herfor.
Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, har du ret til at klage til Datatilsynet:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Telefon: +45 33 19 32 00
Hjemmeside: www.datatilsynet.dk
Version 2.2.
